E - Reader Anwendung |

E - Reader - Funktionen im Überblick

Start der Anwendung

Hauptfenster / Start / Installation

Nach der Installation und Start der Anwendung wird folgendes Hauptfenster angezeigt:

Im oberen Bereich des Fensters befinden sich mehrere Schaltflächen, welche in die unterschiedlichen Module verzweigen.

Nach dem Klick auf die „Öffnen“ – Schaltfläche fordert das Programm mit einem Datei-öffnen Dialog auf, eine Rechnung zu öffnen.
Nachdem eine gültige Rechnung geöffnet wurde, wird diese in einem neuen Register angezeigt. Es können beliebig viele Rechnungen unterschiedlicher Formate angezeigt werden.
Den Namen der geöffneten Datei wird im Register im oberen Rand angezeigt.
Zusätzlich wird zu jeder geöffneten Rechnung ein Register am linken Rand angezeigt, welcher die Rechnung, die Validierung oder die Anlagen der E-Rechnungen beinhaltet.
Alternativ zur Öffnen Schaltfläche kann eine Datei auch durch „Drag und Drop“ geöffnet werden.
Ziehen Sie hierfür die Rechnung einfach auf das Fenster und lassen Sie das Dokument in das Programm fallen.

Muster ZUGFeRD Rechnung

ZUGFeRD Rechnung / Validierung / Prüfung

Die Ansicht der Rechnung ist in unterschiedliche Blöcke gegliedert, welche die entsprechenden Rechnungsbestandteile beinhalten. Werden Rechnungsbestandteile nicht übertragen, so werden die Felder auch nicht angezeigt. Im oberen Bereich der angezeigten Rechnung finden wir die Blöcke, welche die gesamte Rechnung betreffen:

Übertragungsdaten
Rechnungsart
Empfängerdaten (Anschrift und Ansprechpartner)
Lieferantendaten (Anschrift, Ansprechpartner und Steuernummer)
Lieferadresse
Bestelldaten mit einer Referenz zur Rechnung.
Grunddaten (Rechnungsdatum, -nummer und Währung)
Zahlungsdaten mit Zahlweg und Bankinformationen des Lieferanten.
können hier mehrere Bankverbindungen angegeben sein.
Zu jeder Bankverbindung wird ein QR-Code generiert, welcher in einer Banking Anwendung eingescannt werden kann.
Besonderheit: Ist kein Verwendungszweck in der Rechnung enthalten, so wird der Verwendungszweck wie folgt vom Programm generiert:
„Rechnung: [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]“
Auflistung der Rechnungspositionen mit Menge, Einheit Einzelpreis und Gesamtpreis.
Auflistung der Steuer-relevanten Informationen
Notizen der Rechnung

Es folgt eine detaillierte Auflistung der einzelnen Rechnungspositionen (inklusive Unterpositionen).
Am unteren Ende der Ansicht ist eine Auflistung der in der E-Rechnung vorhandenen Anlagen zu erkennen. Sind Anlagen in der Rechnung vorhanden, so werden diese auch separat im Register (linke Seite) angezeigt und können dort durch Doppelklick geöffnet oder durch Drag & Drop gespeichert werden.

Validierung / Prüfung

Über das Betätigen der Schaltfläche Validieren kann eine Validierung / Überprüfung der geöffneten E-Rechnung initiiert werden. Nach einer kurzen Wartezeit wird das Ergebnis der Validierung im entsprechenden Register (linke Seite) angezeigt.
Je nach Rechnungstyp wird zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD ein unterschiedliches Protokoll angezeigt. Es wird geprüft, ob die Rechnung in sich in einem akzeptierbaren Format vorliegt.

Die Validierung wird innerhalb des Programms vorgenommen, so dass Ihre Rechnungsdaten nicht in das Internet übertragen werden.

Muster X - Rechnung

X Rechnung / Validierung / Prüfung

Übertragungsdaten
Rechnungsart
Empfängerdaten (Anschrift und Ansprechpartner)
Lieferantendaten (Anschrift, Ansprechpartner und Steuernummer)
Lieferadresse
Bestelldaten mit einer Referenz zur Rechnung.
Grunddaten (Rechnungsdatum, -nummer und Währung)
Zahlungsdaten mit Zahlweg und Bankinformationen des Lieferanten.
können hier mehrere Bankverbindungen angegeben sein.
Zu jeder Bankverbindung wird ein QR-Code generiert, welcher in einer Banking Anwendung eingescannt werden kann.
Besonderheit: Ist kein Verwendungszweck in der Rechnung enthalten, so wird der Verwendungszweck wie folgt vom Programm generiert:
„Rechnung: [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum]“
Auflistung der Rechnungspositionen mit Menge, Einheit Einzelpreis und Gesamtpreis.
Auflistung der Steuer-relevanten Informationen
Notizen der Rechnung

Validierung / Prüfung

Über das betätigen der Schaltfläche Validieren kann eine Validierung / Überprüfung der geöffneten E-Rechnung initiiert werden. Nach einer kurzen Wartezeit wird das Ergebnis der Validierung im entsprechenden Register (linke Seite) angezeigt.
Je nach Rechnungstyp wird zwischen X-Rechnung und ZUGFeRD ein unterschiedliches Protokoll angezeigt. Es wird geprüft, ob die Rechnung in sich in einem akzeptierbaren Format vorliegt.

Die Validierung wird innerhalb des Programms vorgenommen, so dass Ihre Rechnungsdaten nicht in das Internet übertragen werden.

Warum sollte der maschinenlesbare Teil einer ZUGFeRD Rechnung überprüft werden?
Der maschinenlesbare Teil einer ZUGFeRD-Rechnung sollte überprüft werden, weil er die Grundlage für die automatisierte Verarbeitung und Archivierung der Rechnung bildet. Hier sind die wichtigsten Gründe:

Datenkonsistenz: Der maschinenlesbare XML-Teil (im PDF eingebettetes ZUGFeRD-XML) muss mit den sichtbaren Rechnungsinformationen übereinstimmen, um Missverständnisse oder Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden.
Automatisierte Verarbeitung: Viele Unternehmen nutzen Buchhaltungs- oder ERP-Systeme, die Rechnungsdaten automatisch auslesen. Fehler im XML-Teil können dazu führen, dass falsche Beträge oder Angaben übernommen werden.
Gesetzliche Anforderungen: In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung, insbesondere bei B2G (Business-to-Government)-Transaktionen. Eine fehlerhafte XML-Datei könnte dazu führen, dass die Rechnung nicht akzeptiert wird.
Archivierungsanforderungen: Die elektronische Rechnungsarchivierung muss sicherstellen, dass die gespeicherten Daten korrekt sind und später revisionssicher abgerufen werden können.
Interoperabilität: ZUGFeRD ist ein hybrides Format, das sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar ist. Fehlerhafte XML-Daten könnten dazu führen, dass verschiedene Softwarelösungen die Rechnung nicht korrekt verarbeiten.
Ein praktischer Test der XML-Datei kann mit speziellen Validatoren oder ERP-Systemen durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Rechnung den ZUGFeRD-Standards entspricht.

Warum ist die Überprüfung sinnvoll?

Fehlervermeidung: Falls das XML fehlerhaft ist oder nicht mit dem sichtbaren Teil übereinstimmt, können Probleme bei der Verarbeitung entstehen.
Automatisierte Verarbeitung: Viele Unternehmen und Behörden nutzen Systeme, die Rechnungen automatisiert verarbeiten. Fehlerhaftes XML kann dazu führen, dass die Rechnung abgelehnt oder falsch verbucht wird.
Steuerliche Anforderungen: Eine fehlerhafte Rechnung könnte von der Finanzverwaltung nicht anerkannt werden, wenn sie nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
Archivierungssicherheit: Revisionssichere Archivierung erfordert korrekte und vollständige Daten.

Wann ist eine Überprüfung besonders wichtig?

Bei der ersten Implementierung oder Nutzung von ZUGFeRD
Beim Wechsel der Softwarelösung zur Rechnungsstellung
Wenn Rechnungen nicht korrekt verarbeitet werden können

Eine regelmäßige stichprobenartige Überprüfung wird empfohlen, um sicherzustellen, dass das System fehlerfrei arbeitet. Tools wie der ZUGFeRD Validator oder ERP-Prüffunktionen helfen dabei.